آموزش اکسس (Access) به همراه کدنویسی VBA‎‎‎‎‎

یک بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده (Database) مجموعه ای سازمان یافته و بدون افزونگی از داده های مرتبط به هم است که می تواند توسط سیستم های کاربردی مختلف به اشتراک گذاشته شود و به راحتی دسترسی، مدیریت و به هنگام شود.

وقتی داده به صورت پایگاه داده سازماندهی می شود، کاربر و برنامه نویس نیازی به دانستن جزئیات ذخیره سازی داده ندارند. علاوه بر این داده می تواند بدون تأثیر روی اجزای دیگر سیستم تغییر کند. برای مثال از اعداد حقیقی به صحیح، از یک ساختار فایل به دیگری یا از دستگاه ذخیره سازی نوری به مغناطیسی تغییر کند.

در این آموزش سعی کرده ایم به علت گستردگی مطالب و نکات استفاده از نرم افزار اکسس، تا حدی که توانستیم همه مطالب را تحت پوشش قرار دهیم و علاوه بر استفاده از تمامی اجزای یک پایگاه داده از قبیل ایجاد فرم، جدول، کوئری و گزارش، کدنویسی VBA را نیز آموزش دهیم. تقریباً می توان گفت شما با دیدن این مجموعه آموزشی اکثر نیازهای خود را در محیط کار و آموزشی برآورده می سازید.

در پایگاه های داده ها مفاهیم زیر مطرح می شود:

داده:

داده (Data) دارای تعاریف مختلفی است، به طور کلی داده ها کلمات و ارزش های واقعی هستند که از طریق مشاهده و تحقیق به دست می آیند، به عبارت دیگر داده نمودی از وقایع، معلومات، رخدادها، پدیده ها و مفاهیم می باشد.

در محاسبات، داده به اطلاعی گفته می شود که به شکلی مناسب برای انتقال و پردازش ترجمه شود. در کامپیوتر و رسانه های ارتباطاتی امروزی داده به شکل باینری تبدیل می شود. بنابراین داده یک نمایش باینری از یک موجودیت منطقی ذخیره شده در حافظه کامپیوتر است.

اطلاع:

اطلاع (Information) مفهومی است که برای گیرنده آن قابل درک بوده و با دانستن آن می تواند برای حل یک مسئله تصمیم گیری یا ارزیابی کند. وقتی اطلاع وارد کامپیوتر شده ذخیره می گردد به داده تبدیل می شود. بعد از پردازش، داده خروجی مجدداً به عنوان اطلاع دریافت می شود.

موجودیت:

موجودیت (Entity) مفهوم کلی پدیده، شیء یا فردی است که در مورد آن می خواهیم اطلاع داشته باشیم و در کامپیوتر ذخیره کنیم. هر نوع موجودیت دارای مجموعه ای از صفات خاصه (Attribute) است که ویژگی جداکننده یک نوع موجودیت از نوع دیگر محسوب می شود.

مثال. اگر در نظر داریم یک سیستم پایگاه داده برای یک دبیرستان پیاده سازی کنیم مواردی چون دانش آموزان، دبیران، دروس، کلاس ها و غیره جزء موجودیت های سیستم به شمار می روند و به طور مثال موجودیت دانشجو در سیستم دانشگاه می تواند دارای صفات خاصه: نام، نام خاوادگی، سن، سال تولد، رشته تحصیلی، سال ورود و … باشد و یا موجودیت درس صفات خاصه: کد درس، نام درس و تعداد واحد

در کل برای ذخیره سازی اطلاعات در پایگاه ها داده ۲ روش وجود دارد:

سیستم فایلی (File System): در این روش، داده ها در فایل های مجزا قرار گرفته و سیستم های جداگانه ای به نام سیستم پردازش فایل برای استفاده از فایل های داده ای طراحی می شوند. در این سیستم ها هر برنامه ی کاربردی تنها به فایل داده ای مربوط به خود می تواند مراجعه می کند.

سیستم پایگاه داده (Database System): در این روش کلیه داده ها به صورت مجتمع در پایگاه داده ذخیره می شود، ولی هر کاربر دید خاص خود را نسبت به داده ها دارد. کاربران مختلف می توانند به طور مشترک با پایگاه داده کار کنند. به دلیل تجمع داده افزونگی به حداقل ممکن کاهش می یابد.

مزایای مهم سیستم پایگاه داده:

• تجمع، وحدت ذخیره سازی و کنترل متمرکز داده ها
• کاهش افزونگی. تجمع داده و وحدت ذخیره سازی باعث کاهش افزونگی می شود. مثلاً آدرس های مختلف برای یک مشتری در قسمت های مختلف اداره ثبت نمی شود.
• به اشتراک گذاشتن داده ها. چند کاربر می توانند در هم زمان به پایگاه داده دسترسی داشته باشند. برنامه های کاربردی موجود قادر به اشتراک گذاردن داده ها در پایگاه داده بوده و برنامه های کاربردی جدید نیز می توانند از این داده ها استفاده کنند.
• پرهیز از ناسازگاری. با کاهش افزونگی، کنترل متمرکز و جامعیت، سازگاری و یکپارچگی داده ها تضمین می شود.
• اعمال محدودیت های امنیتی. سیستم های امنیتی در پایگاه داده امکان اعمال کنترل های مختلف را برای هر نوع دسترسی (بازیابی، اصلاح، حذف و غیره) بر روی پایگاه داده فراهم می کند.
• صحت بیشتر داده و استقلال از برنامه های کاربردی
• راحتی پیاده سازی برنامه های کاربردی جدید

معایب سیستم پایگاه داده

• طراحی سیستم های پایگاه داده پیچیده تر، دشوارتر و زمان برتر است.
• هزینه قابل توجهی صرف سخت افزار و نصب نرم افزار می شود.
• آسیب دیدن پایگاه داده روی کلیه برنامه های کاربردی تأثیر می گذارد.
• هزینه زیاد برای تبدیل از سیستم فایلی به سیستم پایگاه داده نیاز است.
• نیازمند تعلیم اولیه برنامه نویسان و کاربران و استخدام کارمندان خاص پایگاه داده است.
• نیاز به تهیه چندین کپی پشتیبان از پایگاه داده می باشد.
• خطاهای برنامه می توانند فاجعه برانگیز باشند.
• زمان اجرای هر برنامه طولانی تر می شود.
• بسیار وابسته به عملیات سیستم مدیریت پایگاه داده است.

منطق ذخیره اطلاعات در پایگاه داده را اصطلاحاً مدل داده ای می نامند که اساساً تعیین می کند که داده ها چگونه ذخیره، سازماندهی و دست کاری شوند. مدل های رایج داده در پایگاه داده ها عبارت اند از:

• مدل داده سلسله مراتبی
• مدل شبکه ای
• مدل رابطه ای
• مدل موجودیت – رابطه
• مدل ارتقا یافته موجودیت – رابطه
• مدل شیئی
• مدل سند گرا
• مدل موجودیت، خصیصه و مقدار
• طرح واره ستاره ای

معروف ترین مدل داده ای پایگاه داده، مدل رابطه ای می باشد.

در زمینه مدیریت پایگاه های داده رابطه ای نرم افزارهای مختلفی همچون SQL Server، Oracle و Access ارائه شده اند که در این فرادرس، ما به یادگیری نرم افزار MicroSoft Access 2016 خواهیم پرداخت.

نرم افزار Access از مجموعه نرم افزارهای داخل بسته نرم افزاری Office می باشد که به کاربر کمک تا پایگاه داده های رابطه ایجاد و مدیریت کند. این نرم افزار امکاناتی فراهم می کند تا به ساده ترین روش ممکن پایگاه داده مورد نظر را ایجاد کرده و داده های خود را در آن ذخیره کند.

اگر بخواهیم نرم افزار Access را تشریح کنیم، می توانیم بگوییم که این نرم افزار ترکیبی از موتور پایگاه داده Jet و همین طور رابط کاربری گرافیکی و ابزارهای مورد نیاز است تا به کاربر امکان ایجاد پایگاه داده و همین طور درج و مدیریت اطلاعات را بدهد.

از مزایای اکسس که باعث می شود یکی از گزینه های مناسب به منظور مدیریت پایگاه داده ها شود این است که این نرم افزار علاوه بر تمامی امکانات مربوط به موتور Jet، از دستورات SQL نیز پشتیبانی می کند و شما می توانید به منظور مدیریت پرس جوها و استخراج اطلاعات و حالات مشابه، از دستورات SQL استفاده کنید. دیگر مزیت این نرم افزار، ساختار ساده و همین طور روال آسان در استفاده پایگاه داده ها در پروژه های برنامه نویسی می باشد که شما می توانید به سادگی، پایگاه داده های ایجاد شده توسط این نرم افزار را در پروژه های برنامه نویسی خود استفاده کنید.

فهرست سرفصل ها و رئوس مطالب مطرح شده در این مجموعه آموزشی، در ادامه آمده است:

• درس یکم: مقدمه کار با نرم افزار
  • ورود به برنامه و مفهوم بانک اطلاعاتی
  • اشیا بانک های اطلاعاتی
  • مزایا و معایب بانک اطلاعاتی Access
  • آشنایی با محیط نرم افزار
• درس دوم: جدول ها و روابط و فرم های ساده
  • اصول ویرایشی جدول ها
  • انواع داده ها
  • مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها
  • نکات کاربردی در نرم افزار و کار با ویژگی های Required, Default Value و …
  • کار با سنجش اعتبار
  • ایجاد رابطه (Relationship)
  • اصول رابطه ها
  • انواع روابط
  • ایجاد فرم به برنامه و اضافه کردن اطلاعات به آن
  • ایجاد گزارش
• درس سوم: کار با Query
  • ایجاد Query در نماهای مختلف
  • ویرایش Query
  • کار با Query پارامتریک
  • محاسبات
  • کار با Query های الحاقی و عملیاتی
• درس چهارم: آموزش برنامه نویسی VBA
  • کار با Macro
  • محیط برنامه نویسی VBA
  • آشنایی با محیط VBE
  • آشنایی با پنجره Project
  • آشنایی با پنجره Code
  • متغیرها
  • تعریف و حوزه عملکرد متغیرها
  • عملگرها
  • مفاهیم اشیاء
  • ساده سازی عبارت ارجاع به همراه عبارت with
  • ویژگی های اشیاء (Property)
  • متدهای اشیاء (Method)
  • رویدادهای اشیاء (Event)
  • کار با MsgBox و InputBox
  • ساختارهای کنترلی و تصمیم گیری
• درس پنجم : پروژه فرادرس
  • ایجاد فرم Login
  • طراحی فرم های پیشرفته

در ادامه لیست کتب انگلیسی منتشر شده در این زمینه معرفی شده اند: